1 Inleiding

Artikel 7 van de Verordening op de gemeentelijke rekenkamercommissie 2013 stelt dat de rekenkamercommissie in een onderzoeksprotocol haar werkwijze en kwaliteitscriteria omschrijft. Doel van dit protocol is dan ook het bieden van waarborgen voor de kwaliteit  van de onderzoeken en een goed onderzoeksproces. Het protocol is een aanvulling en verdieping op de Verordening.

2 Kwaliteitscriteria

De Rekenkamercommissie hanteert een aantal uitgangspunten ten aanzien van kwaliteit van haar onderzoek:

  • Objectiviteit en zorgvuldigheid: objectieve, onafhankelijke en gedegen analyse van alle relevante feiten.
  • Transparante en controleerbare oordeelsvorming: bevindingen en conclusies worden onderbouwd met argumenten. Voor lezers van rapporten is duidelijk hoe conclusies tot stand zijn gekomen.
  • Bruikbaarheid: de rekenkamercommissie streeft naar rapporten en aanbevelingen die bruikbaar zijn voor in ieder geval de raden, colleges en ambtelijke organisaties.

3 Werkwijze

3.1 Onderwerpselectie

De onderwerpselectie vindt plaats in lijn met artikel 6 van de Verordening. Aanvullingen
hierop zijn:

  • In het overleg met de werkgroep wordt per onderwerp gekeken naar:
    • een mogelijke focus/vraagstelling van het onderzoek;
    • de actualiteit en beoogde gebruikswaarde van het onderzoek;
    • de prioriteit van het onderzoek;
    • de interesse voor het onderwerp in de verschillende gemeenteraden.
  • Uitgangspunt is dat onderzoeken worden uitgevoerd voor alle drie de gemeenten.

De rekenkamercommissie kan hier gemotiveerd van afwijken.

(In artikel 6 is geregeld dat de rekenkamercommissie jaarlijks een onderzoeksplan naar de raden stuurt. De te onderzoeken onderwerpen sluiten zoveel mogelijk aan bij de voorkeuren van de gemeenteraden. De raad kan suggesties doen voor onderzoeken en de rekenkamercommissie reageert daar beargumenteerd op. Via de werkgroep informeert de rekenkamercommissie de raden over de  definitieve onderzoeksonderwerpen.)

3.2 Uitvoering onderzoek

Na de keuze voor een onderwerp stelt de rekenkamercommissie een onderzoeksplan op. Hierin zijn in ieder geval opgenomen de aanleiding van het onderzoek, het doel van het onderzoek, de onderzoeksvragen, het normenkader en de globale onderzoeksopzet.  Het onderzoeksplan wordt ter kennisneming toegezonden aan de raden met een afschrift naar de colleges, gemeentesecretarissen en eventuele andere direct betrokkenen. Gedurende het onderzoek kan het onderzoeksplan door de rekenkamercommissie worden aangepast.

Met de raadswerkgroep wordt overlegd over de gewenste begeleiding van het onderzoek. De begeleiding kan bijvoorbeeld plaatsvinden door de raadswerkgroep zelf, maar het is ook mogelijk dat er een begeleidingsgroep van andere raadsleden (bijvoorbeeld de woordvoerders op een specifiek dossier) wordt geformeerd.

Gedurende het onderzoek houdt de rekenkamercommissie de begeleidingsgroep op de hoogte over de uitvoering van het onderzoek. De begeleidingsgroep krijgt in ieder geval de gelegenheid om feedback te geven op het onderzoeksplan en het conceptrapport.

De rekenkamercommissie is verantwoordelijk voor het definitieve onderzoeksplan, de uitvoering van het onderzoek (inclusief zorgvuldige dossiervorming) en het onderzoeksrapport. Verslagen van de gesprekken die in het kader van rekenkameronderzoek worden gevoerd zijn geheim.

3.3 Opstellen rapportage

Uitgangspunt bij het opstellen van de rapportage is transparantie: voor de lezer is het duidelijk hoe de rekenkamercommissie tot het  eindoordeel komt. De rekenkamercommissie streeft daarnaast naar korte, bondige rapportages waarbij de lezer direct kennis kan nemen van de belangrijkste conclusies en aanbevelingen.

3.4 Wederhoor en bestuurlijke reactie

De rekenkamercommissie biedt eerst aan de betrokken ambtelijke organisatie(s) de mogelijkheid tot ambtelijk wederhoor. Hiertoe  wordt het conceptrapport aangeboden aan de gemeentesecretaris(sen), waarbij de rekenkamercommissie de ambtelijke organisatie(s) een termijn van minimaal twee en maximaal vier weken geeft om haarreactie(s) aan de rekenkamercommissie  kenbaar te maken. Ambtelijk wederhoor is gericht op het voorkomen van feitelijke onjuistheden.

Na het verwerken van het ambtelijk wederhoor, wordt een eindrapport aangeboden aan de betrokken colleges van B&W. De colleges van B&W krijgen hierbij minimaal twee en maximaal vier weken de tijd om een zienswijze aan de rekenkamercommissie kenbaar te maken.

3.5 Aanbieden eindrapport en evaluatie

Het eindrapport, de zienswijze(n) van de colleges en een eventueel nawoord van de rekenkamercommissie worden vervolgens integraal aangeboden aan de raadswerkgroep, de raden en de colleges.

In overleg met de griffiers en de raadswerkgroep worden afspraken gemaakt over bespreking van het rapport in de gemeenteraden of raadscommissies.

Na bespreking van het rapport in de raden, wordt het onderzoek geëvalueerd in het overleg tussen de rekenkamercommissie en de raadswerkgroep.