Wat is het?

Een evenement is een voor publiek toegankelijke en op vermaak gerichte gebeurtenis die op of aan de openbare weg plaatsvindt, bijvoorbeeld een braderie, een optocht, een festival, een popconcert of een sportwedstrijd. Hoewel buurtfeesten doorgaans een besloten karakter hebben, worden deze ook als evenement aangemerkt. Afhankelijk van de aard en de omvang van het evenement moet een evenement bij de gemeente worden gemeld of moet daarvoor bij de gemeente een vergunning worden aangevraagd. Ongeacht zijn aard en omvang zijn op elk evenement de “Algemeen geldende regels voor evenementen” van toepassing. Daarnaast kan de gemeente bijzondere voorschriften of beperkingen stellen aan het door u georganiseerde evenement.

Veiligheidsplan

Belangrijk is het aanleveren van een goed en compleet veiligheidsplan bij een aanvraag voor een evenementenvergunning. U kunt het veiligheidsplan opvragen bij de gemeente via gemeente@aalten.nl

Plattegrond

U kunt van elke locatie binnen de gemeente Aalten een plattegrond opvragen, dienend als basis voor een situatietekening. Zo kan een duidelijke situatietekening op schaal worden aangeleverd bij een aanvraag voor een evenementenvergunning. Deze kunt u opvragen bij de gemeente via gemeente@aalten.nl

Wat moet ik doen?

Als organisator van een evenement moet u in eerste instantie zelf inschatten of het door u te organiseren evenement een meldingsplichtig, grootschalig of overig evenement is. Vervolgens meldt u het evenement of vraagt u daarvoor vergunning aan. Uiteindelijk bepaalt de gemeente in welke categorie uw evenement wordt ingedeeld en welke nadere voorschriften of beperkingen eventueel worden gesteld. Ook kan de gemeente besluiten dat het evenement niet mag worden gehouden.

Uit het voorgaande blijkt dat er bij het organiseren van een evenement, afhankelijk van de aard en omvang, veel kan komen kijken. Naar mate het een groter of meer risicovol evenement betreft worden meer voorwaarden gesteld (bijvoorbeeld het overleggen van een veiligheidsplan, het inrichten van een EHBO-post, het inschakelen van gecertificeerde beveiligers) of dient u aanvullende meldingen (brandveilig gebruik) te doen of ontheffingen aan te vragen (bijvoorbeeld voor het schenken van alcohol). Om te voorkomen dat u op het laatste moment voor verrassingen komt te staan is het daarom verstandig om, voorafgaand aan het indienen van de vergunningaanvraag of de melding, vooroverleg met de gemeente te hebben. Wij geven u dan een advies op maat over het door u te organiseren evenement.

Een melding evenement moet uiterlijk 3 weken voor datum van het organiseren van het evenement bij de gemeente zijn ingediend.

Een aanvraag voor een evenementenvergunning dient 8 c.q. 12 weken voor datum organiseren van het evenementen bij de gemeente zijn ingediend. Afhankelijk of het een middelgroot dan wel een groot evenement betreft.

Onvolledig ingevulde aanvraagformulieren worden niet in behandeling genomen.

Bij grote evenementen heeft de gemeente meer tijd nodig om af te stemmen met de politie, brandweer e.d. Houdt u daar rekening mee!

Ook moet u een aanvraagformulier Wet Bibob invullen.

Direct regelen

Met onderstaand formulier kunt u online een melding doen voor evenement organiseren (geen vergunning).

Melding evenement organiseren(externe link)

Aanvraag evenementenvergunning(externe link)

Aanvraagformulier Wet Bibob

Privacy

Alle informatie die u ons verstrekt wordt zorgvuldig behandeld. Persoons- en/of adresgegevens worden uitsluitend gebruikt voor het doel waarvoor u ze heeft verstrekt.

Wat kost het?

Het tarief voor het jaar 2024 voor het in behandeling nemen van een aanvraag evenementenvergunning is:

Middelgroot evenement € 57,80

  • meerdaagse toeslag € 3,35 per dag verlenging

Groot evenement € 173,50

  • meerdaagse toeslag € 5,05 per dag verlenging

Bij een te late vergunningaanvraag worden de leges met 50% vermeerderd.

Extra informatie

Hier vindt u informatie over de evenementennota 2016 gemeente Aalten.

Evenementen worden onderscheiden in drie categorieën: meldingsplichtige, grootschalige en overige evenementen:

Meldingsplichtig evenement

Een evenement is meldingsplichtig als het een eendaags evenement betreft, er niet meer dan 150 bezoekers worden verwacht, het geen of slechts in geringe mate beslag legt op de openbare ruimte, geen risico vormt voor de openbare orde, veiligheid, volksgezondheid (bijvoorbeeld geluidhinder) of het milieu en er geen of slechts kleine objecten worden geplaatst. Een meldingsplichtig evenement hoeft enkel te worden gemeld. De melding moet minimaal 3 weken voor aanvang van het evenement plaatsvinden. Als u binnen 10 werkdagen na indiening van de melding niets van de gemeente heeft gehoord is uw melding geaccepteerd en kan het evenement doorgaan.

Grootschalig evenement

Een evenement is in ieder geval grootschalig als er meer dan 1000 bezoekers worden verwacht. Ook wanneer minder dan 1000 bezoekers worden verwacht kan een evenement als grootschalig worden aangemerkt, bijvoorbeeld omdat het veel beslag legt op de openbare ruimte of een bijzonder risico inhoudt voor de openbare orde, de openbare veiligheid, de volksgezondheid of het milieu. Een vergunning voor een grootschalig evenement moet minimaal 12 weken voor aanvang van het evenement worden aangevraagd bij de gemeente. Voor grootschalige evenementen die uit het oogpunt van bijvoorbeeld (brand)veiligheid of openbare orde bijzondere aandacht vereisen is die aanvraagtermijn van 12 weken zelfs aan de korte kant omdat de gemeente adviezen moet inwinnen bij onder meer de politie en de veiligheidsregio (VNOG) en afspraken met die instanties moet maken. Het is daarom raadzaam zo vroeg mogelijk in overleg te treden met de gemeente als u van plan bent een grootschalig evenement te organiseren.

Overige evenementen

Een evenement behoort tot de categorie “Overige evenementen” als dat evenement niet als meldingsplichtig maar ook niet als grootschalig kan worden aangemerkt. De vergunningaanvraag voor “Overige evenementen” wordt minimaal 8 weken voor aanvang van het evenement schriftelijk bij de gemeente ingediend.

Ontheffing tijdelijk schenken alcoholische drank

Als er tijdens het evenement alcoholische drank wordt verstrekt kan het tenslotte nog nodig zijn dat u een “Ontheffing voor het tijdelijk schenken van alcoholische drank” aanvraagt. U kunt dit aangeven op uw evenementenaanvraag of bij het onderwerp alcohol schenken vindt u het formulier dat u daarvoor kunt gebruiken.

De eindtijden voor zowel de kleine als de grote evenementen zijn hetzelfde:

  • maandag tot en met donderdag tot 24.00 uur
  • vrijdag en zaterdag tot 01.00 uur.
  • zondag vanaf 13.00 uur (i.v.m. zondagsrust) tot 24.00 uur.

Een veilig evenement organiseren

Naast een mooi evenement wilt u natuurlijk ook een veilig evenement organiseren. Er zijn veel onderwerpen met betrekking tot gezondheid en veiligheid waarvoor u aandacht moet hebben, zoals: alcohol, drugs en roken, eten en (gratis) drinkwatervoorzieningen, weersomstandigheden en sanitaire voorzieningen.

Daarom heeft de Geneeskundige Hulpverlenings Organisatie(externe link) in de Regio (GHOR) samen met de GGD Noord Oost Gelderland een infographic ontwikkeld voor vergunningverleners en evenementenorganisatoren. Op de website van Veiligheidsregio Noord- en Oost-Gelderland (VNOG) vindt u dit handige overzicht met informatiefolders over onderwerpen die gaan over veiligheid en gezondheid.

Algemeen geldende regels voor evenementen

 Algemeen

  1. De organisator is primair verantwoordelijk voor een goede voorbereiding van, de gang van zaken tijdens en de    afbouw van het door hem georganiseerde evenement.
  2.  Een afschrift van de bij de gemeente ingediende melding evenement of de door de gemeente verleende evenementenvergunning is op het evenemententerrein aanwezig en wordt op verzoek getoond.
  3. Gedurende het evenement is een voor de naleving van de (vergunning)voorschriften verantwoordelijke contactpersoon aanwezig. Deze contactpersoon is gedurende het evenement telefonisch (mobiel) bereikbaar.
  4.  Instructies van de politie, brandweer, ambulancepersoneel of gemeentelijk toezichthouders worden stipt en nauwkeurig opgevolgd. Het niet opvolgen van instructies en voorschriften kan ertoe leiden dat het evenement (of onderdelen daarvan) moet worden gestaakt. Als zich tijdens het evenement feiten of omstandigheden voordoen op grond waarvan de politie of gemeentelijk toezichthouders concluderen dat de voortgang van het evenement uit het oogpunt van de openbare orde, de openbare veiligheid, de volksgezondheid of het milieu niet langer verantwoord is moeten de activiteiten onmiddellijk worden gestaakt.

 Voorbereiding van het evenement

De organisator brengt omwonenden ruim voor aanvang van het evenement op de hoogte van het plaatsvinden van het evenement.

 Ontheffing artikel 35 van de Drank- en horecawet (schenken zwak alcoholische drank)

  1. Gedurende de tijd dat van de ontheffing gebruik wordt gemaakt is (een kopie van) de ontheffing aanwezig op de plaats waar de zwak alcoholhoudende drank wordt verstrekt.
  2. De verstrekking van de zwakalcoholhoudende drank geschiedt onder de directe leiding van een persoon die minstens 21 jaar oud en niet in enig opzicht van slecht levens-gedrag is. De na(a)m(en) van deze persoon of personen moet(en) op de ontheffing staan.
  3. Op de plek waar de zwakalcoholhoudende drank wordt verstrekt wordt op duidelijk leesbare en zichtbare wijze aan het publiek kennisgegeven dat aan personen beneden de leeftijd van 18 jaar geen alcoholhoudende dranken worden verstrekt.
  4. Gedurende de tijd dat van deze ontheffing gebruik wordt gemaakt is geen sterke drank aanwezig zijn op de plek(ken) waar drank wordt verstrekt. Evenmin is toegestaan dat sterke drank op een andere wijze aan het publiek wordt verstrekt.
  5. Gedurende de tijd dat van de ontheffing gebruik wordt gemaakt is voor het publiek ook steeds alcoholvrije drank verkrijgbaar.
  6. Aan personen die in kennelijke staat van dronkenschap verkeren wordt geen zwakalcoholhoudende drank verstrekt. Als zij door hun gedrag aanstoot geven worden ze van het evenemententerrein geweerd of verwijderd.

 Algemene regels met betrekking tot de veiligheid

  1. Ten behoeve van de hulpverlenende diensten, zoals ambulance, brandweer en politie, wordt te allen tijde een vrije doorrijdbreedte van minimaal 3,5 meter en een vrije doorrijdhoogte van minimaal 4,5 meter gegarandeerd. In verband met de draaicirkel van een voertuig is in bochten doorgaans een nog grotere vrije doorrijdbreedte noodzakelijk. Bij de opstelling van eventuele kramen, stands e.d. (inclusief daarbij behorende luifels) wordt daarmee rekening gehouden.
  2. Brandkranen en andere bluswaterwinplaatsen worden vrijgehouden en zijn te allen tijde bereikbaar.
  3. De (nood-)uitgangen en vluchtroutes van het evenemententerrein en van op het evenemententerrein aanwezige gebouwen worden niet geblokkeerd en zijn gedurende het gehele evenement over de volle breedte begaanbaar.
  4. Opgestelde aggregaten moeten minimaal 5 meter van een tent of een gebouw worden geplaatst en zodanig worden afgeschermd met dranghekken dat er geen persoonlijke ongelukken kunnen gebeuren.
  5. Eventuele bekabeling wordt met matten of op een andere wijze zodanig afgedekt dat voorkomen wordt dat bezoekers daarover struikelen of vallen.
  6. Drank wordt uitsluitend in plastic bekers verstrekt, tenzij een ontheffing is verleend voor het gebruik van glaswerk.

 Regels met betrekking tot (standplaatsen voor) bak- en braadinrichtingen

  1. De afstand van een standplaats met een bak- en braadinrichting tot een nabijgelegen gebouw of bouwwerk bedraagt minimaal 5 meter. De afstand tussen een bak- en braadinrichting en een andere standplaats bedraagt minimaal 2 meter.
  2. Wordt gebruik gemaakt van gas als brandstof dan zijn uitsluitend aardgas, propaangas, butaangas of gasolie toegestaan. Het gebruik van LPG is verboden.
  3. Bij aansluiting van gasverbruikende toestellen wordt uitsluitend gebruik gemaakt van goedgekeurde gasslangen met een maximale lengte van 2 meter, die met deugdelijke slangklemmen op de slangpilaren zijn bevestigd. Propaangasslangen (zwart) en butaangasslangen (oranje) mogen niet ouder zijn dan 2 jaar. Uit het opschrift moet de ouderdom van de gasslang blijken. Bij twijfel over de ouderdom en/of de technische staat van de slang is een visuele inspectie door de bevoegde instantie bepalend.
  4. Er wordt altijd gebruik gemaakt van een drukregelaar tussen gasfles en gasapparaat. De voorgeschreven gasdruk is vermeld op het type-plaatje van het apparaat. De drukregelaar wordt elke 5 jaar vervangen.
  5. Gasflessen zijn niet ouder dan 10 jaar en zijn voorzien van een geldig keurmerk.
  6. Bij gebruik van gas als brandstof is ten hoogste 125 liter waterinhoud gas op de standplaats aanwezig. Op de standplaats zijn geen reservegasflessen aanwezig. Alleen de “dagvoorraad” is toegestaan. Gasflessen, ook lege gasflessen, worden altijd rechtop geplaatst en zodanig vastgezet, dat ze niet om kunnen vallen.
  7. Wanneer een frituurpan wordt gebruikt is een goed sluitend deksel of een blusdeken en een goedgekeurd handbrandblusapparaat met een minimale inhoud van 6 kg op de standplaats aanwezig.

 Barbecue

  1. De afstand van de barbecue tot een bouwwerk, gebouw of tent bedraagt minimaal 5 meter.
  2. Het vuur in de barbecue dient zodanig te zijn dat omwonenden en verkeer geen hinder ondervinden van de rook.
  3. Nabij de barbecue(s) is tenminste één goedgekeurd blusmiddel aanwezig met een minimale inhoud van 6 kg zodat een beginnende brand kan worden geblust.
  4. Wordt gebruik gemaakt van gas als brandstof dan is uitsluitend aardgas, propaangas, butaangas of gasolie toegestaan. Het gebruik van LPG is verboden.
  5. Bij aansluiting van gas verbruikende toestellen wordt uitsluitend gebruik gemaakt van goedgekeurde gasslangen met een maximale lengte van 2 meter, die met deugdelijke slangklemmen op de slangpilaren zijn bevestigd. Propaangasslangen (zwart) en butaangasslangen (oranje) mogen niet ouder zijn dan 2 jaar. Uit het opschrift moet de ouderdom van de gasslang blijken. Bij twijfel over de ouderdom en/of de technische staat van de slang is een visuele inspectie door de bevoegde instantie bepalend.
  6. Er wordt altijd gebruik gemaakt van een drukregelaar tussen gasfles en gasapparaat. De voorgeschreven gasdruk is vermeld op het typeplaatje van het apparaat. De drukregelaar wordt elke 5 jaar worden vervangen.
  7. Gasflessen zijn niet ouder dan 10 jaar en zijn voorzien van een geldig keurmerk.
  8. Wordt gebruik gemaakt van gas als brandstof dan is ten hoogste 125 liter waterinhoud gas ter plaatse aanwezig. Er zijn geen reservegasflessen aanwezig. Alleen de “dagvoorraad” is toegestaan. Gasflessen, ook lege gasflessen, worden altijd rechtop geplaatst en zodanig vastgezet, dat ze niet om kunnen vallen.
  9. Na afloop van de barbecue dienen eventuele smeulende resten te worden geblust.
  10. Ter plaatse van de barbecue(s) dient eventueel extra bescherming te worden aangebracht om verontreiniging van de bodem te voorkomen.

 Verwarming

  1. Wordt gebruik gemaakt van gas als brandstof dan zijn uitsluitend aardgas, propaangas, butaangas of gasolie toegestaan. Het gebruik van LPG is verboden.
  2. Bij aansluiting van gasverwarmingstoestellen wordt uitsluitend gebruik gemaakt van goedgekeurde gasslangen met een maximale lengte van 2 meter, die met deugdelijke slangklemmen op de slangpilaren zijn bevestigd. Propaangasslangen (zwart) en butaangasslangen (oranje) mogen niet ouder zijn dan 2 jaar. Uit het opschrift moet de ouderdom van de gasslang blijken. Bij twijfel over de ouderdom en/of de technische staat van de slang is een visuele inspectie door de bevoegde instantie bepalend.
  3. Er wordt altijd gebruik gemaakt van een drukregelaar tussen gasfles en gasapparaat. De voorgeschreven gasdruk is vermeld op het typeplaatje van het apparaat. De drukregelaar wordt elke 5 jaar vervangen.
  4. Gasflessen zijn niet ouder dan 10 jaar en zijn voorzien van een geldig keurmerk.
  5. Wordt gebruik gemaakt van gas als brandstof dan mag ten hoogste 125 liter waterinhoud gas op de standplaats aanwezig zijn. Er zijn geen reservegasflessen aanwezig. Alleen de “dagvoorraad” is toegestaan. Gasflessen, ook lege gasflessen, worden altijd rechtop geplaatst en zodanig vastgezet, dat ze niet om kunnen vallen.

 Geluid

  1. Ter bescherming van omwonenden wordt het geluidsniveau tijdens het evenement zo veel mogelijk beperkt.
  2. Op evenementen zijn de geluidsnormen uit de Geluidsverordening evenementen en horeca gemeente Aalten van toepassing, tenzij door de gemeente als voorschrift of beperking een ander maximaal toelaatbaar geluidsniveau is vastgesteld. De verordening kunt u vinden op de gemeentelijke website.

 Afvalstoffen

  1. Afval wordt gedurende het evenement op daartoe geschikte wijze bewaard. De organisator draagt er zorg voor dat zich op het evenemententerrein voldoende afvalbakken of afvalcontainers bevinden, dat het afval zich tijdens of na het evenement niet kan verspreiden en dat het afval niet tot stankoverlast leidt.
  2. Afvalstoffen worden niet op het evenemententerrein verbrand, gestort of begraven en vloeibare afvalstoffen of met afvalstoffen verontreinigd water worden niet op of in de bodem gebracht.
  3. Afval wordt direct na afloop van het evenement op geëigende wijze afgevoerd. Wanneer het evenement wordt beëindigd vóór 19.00 uur wordt het afval uiterlijk 22.00 uur van het evenemententerrein afgevoerd. Wanneer het evenement ook na 19.00 uur plaatsvindt wordt het afval uiterlijk de volgende dag om 10.00 uur van het evenemententerrein afgevoerd.
  4. Afval dat niet tijdig afgevoerd is wordt op kosten van de organisator door of in opdracht van de gemeente Aalten afgevoerd.

 Bescherming van het milieu

  1. Stoffen worden zodanig bewaard en gebruikt dat de omgeving en de bodem niet verontreinigd worden.
  2. Gemorste oliën, vetten en chemicaliën worden direct opgeruimd. Met uitzondering van absorptie- of neutralisatiemiddelen die zijn gebruikt voor het verwijderen van plantaardig en dierlijk vet of olie worden absorptie- of neutralisatiemiddelen bewaard en afgevoerd als gevaarlijk afval naar een erkende afvalinzamelaar.
  3. Lozen op het riool (een straatkolk of anderszins) is niet toegestaan anders dan na uitdrukkelijke toestemming van de gemeente Aalten.

 Verkeer

  1. Bewegwijzeringbordjes of -pijlen mogen niet aan bomen worden bevestigd. Bevestiging op “prikpaaltjes” is wel toegestaan.
  2. Een wegafzetting is duidelijk zichtbaar en voldoende stevig. Afzetlint mag niet als wegafzetting worden gebruikt.
  3. Op de wegafzetting wordt geen reclame aangebracht.
  4. Tussen de wegafzetting en het deel van het evenemententerrein waarop de activiteiten plaatsvinden bevindt zich een vrije ruimte van ten minste 15 meter.
  5. Objecten boven de weg worden zodanig geplaatst dat, gemeten vanaf het wegdek, er een minimale doorrijhoogte van 4,5 meter resteert.
  6. Objecten naast de weg worden zodanig geplaatst dat, gemeten vanaf het wegdek, een vrije ruimte van minimaal 0,60 meter naast het wegdek resteert.
  7. De geldende parkeervoorschriften worden gerespecteerd.
  8. De hinder voor het verkeer op de openbare weg wordt zoveel mogelijk beperkt.

 Afbouw van het evenement en schade

  1. Wanneer een evenement (deels) plaatsvindt op de openbare weg en het evenement eindigt vóór 19.00 uur dan moet het evenemententerrein uiterlijk om 22.00 uur zijn ontruimd en bezemschoon opgeleverd. Vindt het evenement tot na 19.00 uur plaats dan moet het evenemententerrein uiterlijk de volgende dag om 10.00 uur zijn ontruimd en bezemschoon opgeleverd. Dit geldt niet als in de evenementenvergunning of als voorschrift naar aanleiding van een melding van een evenement door de gemeente anders is bepaald.
  2. Door het evenement mag geen schade ontstaan aan beplanting, bestrating, verlichting en andere openbare voorzieningen.
  3. Het evenemententerrein en de nabije omgeving worden na afloop van het evenement de activiteiten bezemschoon en onbeschadigd opgeleverd.
  4. De organisator is verantwoordelijk voor schade die is ontstaan door het evenement.
  5. Bij schade wordt zo spoedig mogelijk contact opgenomen met de afdeling Bestuur en Openbare Ruimte, team buitendienst van de gemeente. Herstel van de schade vindt plaats in overleg met de dit team.